Huisbeheer

Administratief Beheer

Organiseren van en notuleren tijdens de verplichte jaarlijkse statutaire Algemene Vergadering van de Vereniging van Mede-Eigenaars. Tijdens deze vergadering worden beslissingen over het gebouw in samenspraak met andere mede-eigenaars genomen. De syndicus modereert de vergadering en volgt de correcte uitvoering van de genomen beslissingen op.
Opstellen van een huisreglement en het bijhouden van alle archieven en basisgegevens van het gebouw en deze ter beschikking stellen van de eigenaars. Bij syndicus HUISBEHEER stellen we deze basisdocumenten en persoonlijke afrekeningen vlot beschikbaar.
De syndicus verzorgt alle briefwisseling met mede-eigenaars, bewoners en derden wanneer deze uit naam van de VME wordt verstuurd.

Contactpersoon

De syndicus treedt op als contactpersoon voor alle mede-eigenaars en bewoners van een pand, maar hij is ook het aanspreekpunt van de VME voor derden. Zo heeft de syndicus contact met verzekeringsmakelaars, toeleveringsbedrijven, onderhoudsfirma’s, controle-organismen, personeel en overheidsinstanties.Uiteraard zorgt de syndicus ook voor een efficiënte en open communicatie tussen de verschillende eigenaars.
De syndicus is de enige handtekeninggerechtigde persoon voor contracten op naam van de VME.
De syndicus volgt alle werkzaamheden van derden en buitenstaanders voor de VME op en bezorgt een evaluatierapport van alle werkzaamheden tijdens de Algemene Vergadering.

Financieel Beheer

De syndicus is geen boekhouder, maar zorgt wel als een goeie huisvader voor een gezond financieel beheer. Hij voorziet ook de nodige financiële reserves voor de toekomst.
- Bankrekeningen en facturen verzamelen
- Beheren van de zicht- en spaarrekening van de VME en betalingen aan de gemeenschappelijke rekening ontvangen of uitgaande betalingen uitvoeren
- Invorderen van verschuldigde bedragen
- Bijhouden van de dubbele boekhouding voor alle gebouwen
- Uitwerken van een financieel plan (voorschotten, samenstellen reservekapitaal) en financiële rapportage met jaarlijkse balans en begrotingen aan de VME

Contactpersoon

Op geregelde tijdstippen zal de syndicus het gebouw bezoeken om de staat ervan te evalueren en eventueel dringende onderhoudswerken op te lijsten. Hij komt ook ter plaatse om externe firma’s te ontvangen en hun werkzaamheden op te volgen.
Voor niet-dringende herstelwerken kan de syndicus enkel handelen na expliciete toestemming van de VME tijdens een Algemene Vergadering. Urgente en noodzakelijke ingrepen, kan de syndicus wél meteen laten uitvoeren.

Aansprakelijkheid

Als professioneel syndicus verzekert HUISBEHEER u niet alleen een vakkundige service, we hebben ook een aansprakelijkheidsverzekering om alle werkzaamheden correct, veilig en zonder risico uit te voeren.

Is dat alles?

Bovenvermelde taken zijn een opsomming van de meest courante en wettelijk voorziene taken van de syndicus

U kan uw syndicus echter ook inschakelen voor bijkomende diensten en om bijvoorbeeld geschillendossiers voor te bereiden voor advocaten, personeelsleden aan te werven, schadegevallendossiers voor de verzekering op te volgen of om bijvoorbeeld te assisteren bij de verhuur of verkoop van uw pand.

Bij HUISBEHEER beschikken we daarvoor trouwens over een eigen vastgoedservice die de verkoop en verhuur van uw panden vakkundig en met de grootste zorg aanpakt.

Bij HUISBEHEER overlopen we steeds het wettelijke takenpakket én de mogelijke extra opdrachten in detail wanneer we een offerte opstellen voor syndicus activiteiten. We werken altijd een voorstel op maat uit om een volledige en volwaardige dienstverlening op maat van het gebouw en van uw wensen te garanderen.

Kom gerust langs in ons kantoor om vrijblijvend onze dienstverlening en de bijhorende tarieven te bespreken

Rentmeester

Waar een syndicus de gemene delen of mede-eigendom beheert, is de rentmeester verantwoordelijk voor het beheer en rendement van private eigendommen of kavels. Het wordt dan ook wel eens privaat beheer of patrimonium beheer genoemd.

Het specifiek mandaat en takenpakket zowel administratief, financieel als technisch wordt in onderling overleg vastgelegd en kunnen van situatie tot situatie verschillen. Dit privatief beheer zal in elk geval steeds oog hebben voor het rendement en de belangen van de eigenaar met respect voor de huurder.

Afhankelijk van de gemaakte afspraken kan het takenpakket volgende activiteiten omvatten :

Zoeken van nieuwe huurders
Opstellen huurovereenkomsten, huisreglementen en plaatsbeschrijvingen en registratie van het contract bij het registratiekantoor
Tijdig en correct indexeren
Opvolgen rentabiliteit. De eigenaar ontvangt op regelmatige basis een rapportering van de kosten en opbrengsten
Opvolgen boekhoudkundige en bancaire verrichtingen (doorstorten huur, betaling leveranciers, betaling aannemers, enz.)
Fungeren als aanspreekpunt en contactpersoon van de huurder om de eigenaar te ontlasten, 1 vast aanspreekpunt voor alle vragen

Technische opvolging van het eigendom, afsluiten onderhoudscontracten, delegeren kleine herstellingen, etc.
Opvolgen en informeren over de wetgeving.
Als erkend vastgoedmakelaar vinden we vlot nieuwe huurders of kandidaat-kopers voor uw opbrengsteigendommen.

Wij maken gebruik van een professioneel beheerssysteem. Wij bestuderen en auditeren uw gebouw zodat we de troeven, zwaktes en kleine plekjes kennen. We handelen in absolute onafhankelijkheid en openheid.Een gezonde, duidelijke en zakelijke communicatie tussen ons als beheerder, de eigenaar/verhuurder en de huurder is daarbij een belangrijke pijler.